文件为什么需要归档

许多企业对文件的管理几乎没有任何措施,少数公司有文件服务器进行统一的文件管理,在这种情况下,文件归档的发展尚需时日。可这能说明文件归档不重要吗?答案当然是否定的。与传统文件共享方式比较起来,文件归档的先进性极为明显。文件检索方面,共享方式只能针对文件名进行搜索,而归档可以对文件内容进行查询;权限设置上,共享方式只能通过系统目录权限进行设置,归档则可以按权限控制归档文件内容的读取写入、查看、下载等,还可以对用户和用户组进行权限分配;版本控制上,共享只能通过修改文件名来标识,而归档可以自动保存旧版本并支持查看历史信息;访问方式上,共享只能通过网络路径访问共享文件夹,归档可以通过等多种方式访问归档文件。与文件共享比较,归档尚且有如此之多的优势,更不用提优秀的文件归档产品会具有更加全面出色的功能。企业文件归档系统,帮助企事业单位前瞻性地、高效地管理公司的信息财产。它支持文件归档和邮件归档同时进行,并使用统一的归档引擎,支持多个不同类型的存储设备。具有灵活的性能。在不同的地方都有办公区的大企业可以充分利用可伸缩的架构,满足其大规模、分布式的管理需求。灵活和强大的规则引擎,确保机构可以按照自行设定的规则归档文件且不会影响到最终用户的使用。此外,管理员可以按照大小、日期、新旧、位置、文件名和文件类型等参数来设置归档或者不归档。高度的灵活性,适应不同的归档要求。文件归档系统的规则设置十分全面,各种参数保证了归档策略的实施。作为企业信息处理的基础,能够在法律诉讼,法规遵从,和公司治理等关键业务过程中发挥重要作用。不需要管理员的介入,最终用户就能即时获取归档后的文件。日志将严格记录文件被处理过的所有痕迹。文件归档系统的归档权限会与公司的网络权限自动同步,以保证公司当前的文件安全。此外文件的原始格式和存储位置的信息也都完全保留下来,这样就保证了文件的完全存储。即时文件获取方面,文件被归档并做过处理后会删除原文件在原位置保留该名字的快捷方式,用户访问原始文件,只要简单的双击就可以将归档后的文件从归档服务器中还原到当前位置。搜索时使用内置的高效搜索引擎,利用各种搜索条件,方便快捷地即时搜索所需文件信息并支持多种语言。在同一界面查找归档的邮件和文件,支持通配符、布尔逻辑和日期范围内的查询。也能节省存储成本。通过选择性地、前瞻性地将文件从昂贵的企业存储设备移动到更有效率的在线、近线或离线存储设备,文件归档系统能有效节省存储开支。文件归档系统拥有自动负载平衡,灾难恢复功能可以帮助企业或机构在整个信息生命周期内有效地管理文件系统。可见,文件归档系统能够帮助企业有效实现法规遵从、优化存储、高效管理、信息安全等多项效果,在提高企业工作效率的同时实施全面的保障。

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